Quien dice Slack dice Teams, Discord, Google Chat, Basecamp, WhatsApp, Telegram, Skype o cualquier otro sistema de mensajería instantánea. Herramientas que se pensaron para darnos un servicio, nos acaban convirtiendo en zombies reactivos al servicio de ellas ¿Cómo hemos llegado hasta aquí?
No cabe duda de que aspiramos a hacerlo bien en nuestro trabajo. En estos momentos, la mayoría estamos en remoto y queremos ser de apoyo/utilidad a los demás, mostrando nuestra disponibilidad cuando se necesita ayuda. Al no coincidir en un mismo sitio físico, es entendible que tengamos que recurrir a la vía escrita, sin embargo, uno de los motivos por los que estamos tan pendientes de la mensajería instantánea es por su extraordinaria capacidad de engancharnos. Suena el aviso de que ha llegado un mensaje o aparece la burbuja con el texto: las pupilas se dilatan, el corazón se acelera y sentimos el irrefrenable deseo de mirar lo que pasa. Neurotransmisores como la dopamina se encargan de que la relación se vuelva adictiva.
Atender todas las notificaciones que saltan durante el día lo antes posible, nos pone en una situación de estrés permanente, mezclada con ciclos cortos de recompensa/alivio. Si pasan unos minutos sin estar pendientes de la mensajería instantánea, los nervios nos invaden ¿Será que alguien puede morir si no le ayudamos ya mismo?
Si en la organización existe la cultura de que eres buena persona o buen compañero respondiendo a Slack cuanto antes, la situación se agrava. Algunos grupos piensan que, si contestamos la mensajería instantánea al toque, somos muy responsables, cordiales, eficaces y nos preocupamos por el negocio. Me recuerda a esas culturas en las que lo importante era pasar muchísimas horas extra en la oficina, sentado en la silla mirando a la pantalla con cara de preocupación, aunque no estuviéramos resolviendo nada. Pues bien, la reactividad a la mensajería instantánea se ha convertido, desde mi punto de vista, en algo muy similar. Creo que hablaría mejor de ti la cantidad de problemas que eres capaz de resolver, que la cantidad de mensajes respondidos, igual que hablaría mejor de ti (y de tu empresa) que sacaras tu trabajo dentro de la jornada laboral en lugar de hacer horas extra.
Siendo realistas, no se puede estar en todos los fregados todo el tiempo. No es posible estar en todo y hacerlo bien. Mucho peor si todo el mundo quiere estar en todos los fregados todo el tiempo ¿Cuánto dinero puede estar costando eso a la empresa?
Las mejores ideas surgen cuando la mente está tranquila. La innovación que buscamos en las empresas de tecnología sucede desde la serenidad, no desde el estrés. El estado mental de flow que nos permite conseguir resultados y disfrutar del trabajo olvidándonos del mundo, solo se consigue poniendo foco en una cosa. Hay muchos estudios que ponen de manifiesto que los humanos no estamos hechos para la multitarea, nos hace poco productivos, nos estresa y nos impide tener buenas ideas o tomar buenas decisiones.
Cuando trabajábamos en oficina, la mayoría coincidíamos en que era improductivo y molesto que alguien viniera a tu mesa cada 5 minutos a preguntarte o contarte algo, o que te sonara el teléfono cada 5 minutos. Algunos se marchaban ciertos días a casa para “sacar el trabajo”, para ganar en productividad. Ahora que la mayoría estamos en casa, nos hemos hecho esclavos de la comunicación instantánea y no parece haber refugio para encontrar la productividad, ¿lo hay?
Muchas de las conversaciones que antes teníamos por email o cara a cara, ocurren ahora por chat. Cuando utilizábamos el email, uno tenía más tiempo para leer el mensaje recibido y meditar la respuesta. Además, no había nadie esperando, porque en su pantalla ponía, “fulanito está escribiendo…". Poder tomarse unos minutos para meditar la respuesta y escribirla con calma, tenía ciertamente ventajas sobre disparar lo primero que se nos pasa por la cabeza. Por otro lado, hablar cara a cara nos daba mucha información no verbal que evitaba malentendidos básicos. De alguna forma, me gustaría que pudiéramos recuperar algunas de estas ventajas perdidas, porque, al fin y al cabo, el problema no es la herramienta, sino el uso que hacemos de ella ¿Y si cuando alguien tarda en responder por Slack decidiéramos pensar que necesita tiempo para responder o que está haciendo trabajo productivo que requiere concentración, en vez de pensar que es un pasota que vive en una burbuja?
Cada organización tiene el poder de decidir cómo quiere usar las herramientas, cuáles son las mejores prácticas para el contexto de la misma. Lo que en mi experiencia no funciona es dar las cosas por sentado, hacer suposiciones. No acordar una política de uso de la mensajería instantánea u otras herramientas también es, en sí misma, una política… a menudo la más caótica ¿Qué tal si tuviéramos una conversación abierta, introspectiva y retrospectiva, sobre el uso que hacemos de Slack/Teams/Discord…? Si además queda escrito algún tipo de documento con los acuerdos alcanzados, mejor todavía. Cuanto más claras y explícitas sean las normas que el equipo decide, menos problemas tendremos. Mi sugerencia es que tengáis una conversación en equipo, cara a cara (por videoconferencia si no podéis estar juntos, con las cámaras encendidas) sobre el uso que se quiere y se espera dar de la mensajería instantánea y del correo. Con la rotación tan grande que hay en nuestro sector, a veces llevamos las prácticas de una organización a otra sin darnos cuenta de que sus contextos son diferentes.
¿Hay algo tan urgente en tu organización como para que no pueda esperar una hora a que respondas?, ¿qué puede pasar si tardas una hora en conectarte a Slack?
Si resulta que puede tener graves consecuencias, se pueden implementar medidas. Por ejemplo, turnos de vigilancia/guardia donde solo una persona o unas pocas priorizan las notificaciones frente a cualquier otra cosa. Si la situación es tan crítica, mi recomendación es tirar de teléfono directamente. En la mayoría de organizaciones con las que he trabajado, los equipos desarrollo no tienen este problema y todo puede esperar una o dos horas. Cuando se puede esperar, mi recomendación es utilizar técnicas como la del pomodoro que permiten alternar tiempos de concentración con tiempos de tareas menos exigentes. A muchas personas nos funciona bien trabajar en bloques de concentración de entre 40 y 60 minutos (en vez de los 25) porque, en mi experiencia, tardamos fácilmente 15 o 20 minutos en concentrarnos en lo que tengamos que hacer. Cada persona puede tener distinto tamaño de pomodoros. Durante el periodo de concentración, quita todas las notificaciones y oculta todas las pantallas que puedan mostrar avisos o información irrelevante para la tarea que estás haciendo.
¿Te pasa alguna vez que tu tarea tiene tanta relación o tanta dependencia de otra persona que estáis hablando cada 5 minutos?, ¿enviando capturas de pantalla para explicar un error, por ejemplo? Usemos el sentido común, sale mucho más barato conectar un momento por videoconferencia, compartir la pantalla y resolver el problema juntos. Usemos la mensajería instantánea para lo que puede ser asíncrono y la videoconferencia para lo que en realidad está siendo síncrono. Es como cuando dos personas que han quedado en verse en algún lugar y no se encuentran o se van a retrasar, se escriben por WhatsApp durante 10 minutos (incluso estando al volante), en vez de llamarse por teléfono y resolverlo en 1 minuto.
En Lean Mind, practicamos pair programming o mob/ensemble programming, la mayor parte del tiempo y nos funciona de maravilla. No puedo más que recomendar pair programming, porque los resultados que nos da son extraordinarios. Sin embargo, entiendo que para muchos equipos no sea un modo de trabajo “por defecto”. Sin pretender que lo sea, sí que recomiendo conectar y resolver problemas juntos cuando llevamos más de 5 minutos dando a vueltas a un mismo problema, enviando mensajes de error o capturas para pedir o dar ayuda.
Otra de las grandes ventajas de pairing o mob, es que una persona del grupo puede encargarse de revisar los chats al final de cada pomodoro para ver si alguien nos necesita, mientras que el resto sigue concentrado en la tarea o haciendo ese pequeño descanso del final del pomodoro.
La reunión diaria de la mañana (daily standup meeting) puede ser un momento estupendo para coordinar la colaboración que necesitamos realizar durante el día. Es un espacio que podemos aprovechar para sincronizar pomodoros o quedar con un compañero para un rato de pair programming. Vernos las caras a través de la webcam, nos ayuda a conectar con el lado más humano del equipo, eso que tanto echamos de menos con el remoto. Si el equipo lo necesita, podría haber alguna reunión más de sincronización durante el día (quizás después de comer), si son muy cortas y se va al grano, podrían ser muy útiles.
¿Qué más soluciones se os ocurren para ser más productivos?, ¿más herramientas?, ¿plugins?, ¿hábitos?… seguro que podéis idear soluciones creativas a este problema de las notificaciones constantes. Mantener esa conversación sobre cómo queremos usar las herramientas, va a tener un impacto muy positivo.
Estoy en más de 10 espacios de trabajo de Slack. Cada uno con decenas de canales y mensajes. Llegó un momento en que atender a la mensajería instantánea y los emails se comía el día entero y no conseguía hacer mi trabajo. Entonces, decidí dar mi número de teléfono a todas las personas que lo puedan necesitar, por ejemplo, todas las personas que trabajan en Lean Mind. También lo he puesto en mis perfiles de Slack. Le he pedido a todo el mundo que, si hay algo urgente, por favor no esperen a que responda vía Slack, sino que me llamen por teléfono. La realidad es que solo lo han hecho unas pocas veces, una porque hubo un accidente de tráfico (afortunadamente sin heridos), otras para ir a comer juntos y una vez para darnos una sorpresa de navidad. Nada ha sido tan urgente como para no poder esperar unas horas a que revise Slack. Mi productividad me vuelve a permitir escribir artículos como este, escribir libros, planificar la estrategia de la empresa, grabar podcasts, enviar propuestas a clientes potenciales, tener reuniones donde estoy presente con atención plena… ya no me pasa que termino el día con la sensación de no haber realizado las tareas que me había propuesto. Mi productividad ha regresado.
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